Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van Sabel Communicatie. Op Posted on 8 oktober, 2010by

botsingAls zelfs de klantenservicemedewerkers niet kunnen uitleggen wat er in de polisvoorwaarden staat, is het echt tijd voor een redactieslag. Een flinke, wat mij betreft. En zo moeilijk is dat niet. Zet bijvoorbeeld af en toe een punt in plaats van een komma en kies woorden die iedereen begrijpt. Met deze 10 tips schrijf je een waterdichte juridische tekst in klare taal en met een ijzersterke structuur. Zonder dat je inboet op de inhoud en zonder dat het Jip-en-Janneke wordt. 

Duidelijke afspraken, goede samenwerking

Het lijkt een open deur: met goede, duidelijke afspraken werk je prettig en succesvol samen. Dat geldt voor bedrijven onderling, maar net zo goed voor bedrijven en hun klanten. Contracten, polisvoorwaarden en algemene voorwaarden zijn er niet voor niets: het zijn in feite de spelregels van de samenwerking. Zo weten beide partijen precies welke rechten en plichten ze hebben en waar ze de ander aan mogen houden. Tot zover niks aan de hand, mits alle partijen de afspraken begrijpen.

Voorwaarden vaak onduidelijk

En daar wringt de schoen. Voorwaarden zijn vaak ondoorgrondelijke documenten, met zinnen als donkere bossen waaraan geen einde lijkt te komen en waarin je verdwaalt als je niet uitkijkt. Als lezer word je gedwongen om de zinnen te lezen, te herlezen en nog eens voor de zekerheid te lezen, simpelweg omdat je taalverwerkingssysteem de hoeveelheid informatie niet in één keer aankan. Je hersenen geven als het ware een foutmelding. Als je daarbij optelt dat veel voorwaarden vol staan met verwijzingen naar passages elders in het document en doorspekt zijn met juridische termen, is het geen wonder dat de gemiddelde lezer er slecht mee uit de voeten kan. Vergelijk deze twee voorbeelden:

Waarborgsom

Indien een overheid wegens een onder deze verzekering gedekte schade het stellen van geldelijke zekerheid verlangt ter waarborging van de rechten van een benadeelde, zullen wij een waarborgsom tot maximaal € 23.000,- deponeren. U bent verplicht ons te machtigen over de waarborgsom te beschikken, zodra deze wordt vrijgegeven en bovendien alle medewerking te verlenen om terugbetaling te verkrijgen. (Bron: polisvoorwaarden ANWB)

 Wat betalen we maximaal als waarborgsom?

Ongeacht of het verzekerde bedrag voldoende is om de schade te dekken, betalen wij een waarborgsom tot € 50.000 als een bevoegde overheidsinstantie die verlangt voor:
– je vrijlating
– teruggave van je rijbewijs
– opheffing van de beslaglegging op je auto
Je moet de borg altijd binnen 1 jaar aan ons terugbetalen.
(Bron: polisvoorwaarden Ditzo)

Onderzoek: 60 % begrijpt polisvoorwaarden autoverzekering niet

Ter illustratie: uit onderzoek van Verzekeringssite.nl onder 46 autoverzekeringen blijkt dat veruit de meeste polisvoorwaarden een te hoog taalniveau hebben. Concreet concludeert Verzekeringssite.nl dat slechts 3 van de 46 een taalniveau hebben dat voor 60 % van de Nederlanders goed te volgen is. Tros Radar nam de proef op de som  en belde een aantal klantenservicedesks, met een haast lachwekkend ondoorgrondelijke passage uit de polisvoorwaarden in de hand . Wat bleek? Zelfs de eigen klantenservicemedewerkers begrijpen niet wat er staat.

Duidelijke voorwaarden ook in het eigen voordeel

Waarom bedrijven er dan toch voor terugdeinzen om in hun voorwaarden gewoon te zeggen waar het op staat, is tot op zekere hoogte wel te verklaren. Uit angst dat ze iets uitbrengen waarop klanten hen kunnen ‘pakken’, proberen ze alles zoveel mogelijk dicht te timmeren. Logisch, het kan hen een lieve duit kosten. Maar bedrijven zijn er evengoed mee geholpen als de klant precies weet waaraan hij zich verbindt. Met duidelijke voorwaarden voorkom je nodeloze telefoontjes naar de klantenservice en de frustratie bij hun klanten, ook zorgen ze ervoor dat klanten zich aan de spelregels kunnen houden. Dat scheelt werk en dus geld. Buiten dat voldoen ze in het geval van verzekeringsmaatschappijen aan de eis van de AFM die stelt dat zij begrijpelijk en dus duidelijk moeten communiceren. Maar dat geheel terzijde.

Tips voor betere juridische teksten

Waarom kiezen bedrijven dus niet voor een duidelijke tekst waarin je in alledaagser Nederlands uit de doeken doet onder welke voorwaarden je werkt? Die, als het even kan, voorzien is van een prettige tone-of-voice? En die uiteraard onder de loep is genomen door een interne jurist met taalgevoel. Want kloppen moet het wel. Deze 10 tips helpen je op weg.

Schrijven

  • Vermijd jargon. Kies woorden die iedereen kent.
  • Schrijf actief.
  • Zorg voor een prettig tekstritme. Wissel korte zinnen zonder bijzin af met iets langere zinnen die maximaal 1 relevante bijzin bevatten.
  • Schrijven is schrappen. Geef je lezer voldoende informatie, maar verzand niet in overbodige details. Vraag je bij elke zin af of de lezer dit wel echt wel moet weten of dat jij het gewoon graag kwijt wilt. In het laatste geval: niet doen.
  • Zorg ervoor dat je tekst geen dubbele informatie bevat. Komt informatie op meer dan één plaats voor? Samenvoegen!
  • Wees zuinig met verwijzingen. Veel verwijzingen betekent veel bladeren, en bladeren leest niet fijn. Samenvattend herhalen is het nieuwe verwijzen.

 Structureren

  • Gebruik maximaal drie informatieniveaus: een hoofdstuk (1), een subonderwerp (1.1) en een sub-subonderwerp (1.1.2).
  • Zorg op alle niveaus voor een logische informatievolgorde. Kies waar mogelijk voor het trechtermodel: van algemeen naar specifiek.
  • Kies korte, informatieve hoofdstuktitels en koppen. Met daarin een onderwerp, een persoonsvorm en een lijdend voorwerp.
  • Voeg een goede contactmogelijkheid toe. Moeten klanten voor verschillende vragen verschillende wegen bewandelen? Geef dat duidelijk aan in de voorwaarden.

Reacties

Er is één reactie over “10 tips voor juridische teksten die iedereen begrijpt”

  1. […] 10 tips voor juridische teksten die iedereen begrijpt – Tekstblog Address: http://janeltaylor.shikshik.org/2012/09/21/birgit-loep/ « Samsung ln32a300j1dxza Trackbackno comment untill now […]

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.