Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van De Tekstkoning. Op Posted on 5 september, 2012by

PennenOmdat de moderne lezer liever niet leest, moeten schrijvers zoveel mogelijk zeggen met zo min mogelijk woorden. Daarom volgt op Tekstblog de serie ‘anti-schrijftips’. Tip 1: Doe het niet. Klim niet automatisch in de pen, maar overweeg eerst de andere mogelijkheden.

Voordelen van een gesprek

Je kunt gewoon eens bellen naar je klant om zijn of haar vraag te beantwoorden. Je hoeft niet te e-mailen met collega’s; je kunt er ook mee praten. Of gebruik, in plaats van een tekst, een illustratie als instructie.

Een gesprek heeft voordelen boven een brief. Tijdens een gesprek komt de communicatie van twee kanten. Jij kunt eenvoudig controleren of iemand jou begrijpt. En je kunt zelf controleren of jij de ander wel begrijpt. Een telefoongesprek biedt die mogelijkheden eveneens. Maar een brief is – hoe klantgericht ook – altijd eenrichtingsverkeer.

Soms blijkt uit een antwoordbrief dat de schrijver de feitelijke vraag niet begreep. Voorkom dat door te bellen. Begrijp je de klacht niet? Bellen! Mensen waarderen het als je belt, want het is persoonlijker dan een brief. Na afloop van een gesprek kun je zaken altijd nog zwart-op-wit bevestigen. En zo combineer je de voordelen van 2 verschillende vormen van communicatie.

Loop even langs

E-mail op laptop

Wetenschappers hebben het wereldwijde web ontwikkelt voor communicatie over lange afstanden, maar sommige gebruikers zijn dat vergeten. Het is verbazingwekkend hoe vaak mensen in één kantoorpand langs elkaar heen communiceren met e-mail. Terwijl de afstand soms letterlijk minder dan 20 meter is. E-mail is door de korte, steeds op elkaar reagerende tekstjes, vaak een bron van misverstand. Voorkom ruis in de communicatie met je collega. Is iets belangrijk? Plan dan een gesprek of loop even langs.

Plaatje zonder praatje

Instructies geven via tekeningen is gemeengoed geworden. Simpelweg omdat het werkt. Zie bijvoorbeeld alle verkeersborden om ons heen. Beeld is sneller te verwerken. De tekst ‘U mag hier niet harder dan 80 km per uur’ is ook met 30 km per uur vanuit de auto lastig te lezen. Een goede illustratie of foto brengt de boodschap sneller over.

Je kunt eventueel een korte, duidelijke tekst geven bij de afbeelding. Maar de basis is een goede afbeelding. Een streep op de vloer voor de balie is tegenwoordig al duidelijk genoeg. Het is evident dat je achter de streep moet wachten en de andere klant niet in de nek mag hijgen. Daar hoeft geen verklarende tekst meer bij, laat staan een toelichtende folder.

Wagentjes dwars

BagagekarIn ‘Schrijven voor de lezer’ (1978) van Chiel Galjaard staat een mooi voorbeeld van een te lange instructie-tekst. De tekst bij de goederenlift in het Haagse stadhuis luidde:

‘Ingevolge de liftenverordening dienen de transportmiddelen in de breedte van de liftkooi te worden geplaatst. De Gemeentesecretaris.’

Terecht merkt Galjaard op dat er simpelweg ‘Wagentjes dwars’ had moeten staan. Maar anno nu is een illustratie beter. Eventueel verrijkt met de tekst ‘Wagentjes dwars’.

Schrijf bewust

Een tekst moet de voordelen van een gesprek of illustratie overstijgen. Het schrijven van een tekst heeft pas zin als je het medium bewust gebruikt. Tot die tijd: niet doen.


In deze serie verscheen eerder:

Anti-schrijftips: meer zeggen met minder woorden

Reacties

2 Responses over “Anti-schrijftip 1: Doe het niet”

  1. vindt er een gesprek plaats tussen de gedeputeerde mevrouw Stolker en de staatssecretaris Heerma. Het rijk stelt voor 1990 geen subsidie meer ter beschikking voor de hoognodige renovatie van het kamp. De provincie wil wel meewerken aan 41 standplaatsen, mits Leiden twee nieuwe kampjes aanlegt. In 1990 wordt beslist door de Provincie (in overleg met de staatssecretaris Heerma en wethouder De la Mar), dat het woonwagencentrum mag blijven bestaan, maar wel met slechts 40 standplaatsen en 40 woningen.

  2. […] schrijven, stel je jezelf dus eerst 3 vragen. Heeft een tekst zin, of kan het beter anders? (Zie anti-schrijftip 1). Ten tweede: Voor wie schrijf je? Tot slot: Wat wil je bereiken? Denk daar eerst over na voordat […]

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.