Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van Rijksuniversiteit Groningen. Op Posted on 1 oktober, 2012by

Bedrijven sturen werknemers vaak naar schrijftrainingen wanneer ze willen investeren in tekstkwaliteit. Hoewel teksten daar van opknappen, hebben trainingen een beperkt effect. Allerlei aspecten van de werkvloer zijn bepalend voor tekstkwaliteit zoals samenwerken, de mate van feedback of managementverwachtingen. Op wat voor manier zijn deze bepalend voor tekstkeuzes? Voor mijn MA-scriptieonderzoek aan de Rijksuniversiteit Groningen interviewde ik beleidschrijvers hierover bij de gemeente Groningen.

Meer dan individuele schrijfvaardigheid

Het was al in de jaren tachtig dat linguïsten aandacht kregen voor de omgeving bij het schrijfproces; de schrijfcultuur en de omgeving waarin geschreven werd, bleek bepalend. Verschillende tekstadviseurs en onderzoekers schreven in de jaren negentig dat je door kwalitatief vooronderzoek kan achterhalen welke factoren in een organisatie het schrijven beïnvloeden. Onderzoek liet bijvoorbeeld zien dat ambtenaren compromissen moeten sluiten wanneer zij schrijven voor de Tweede Kamer. Zo heeft de organisatie-omgeving, (de Tweede Kamer) als factor, effect op de tekst.

Sociale omgeving beleidsmedewerkers

Afbeelding 1: schematische weergave van de sociale omgeving van beleidsmedewerkers. Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Door de jaren heen zijn er modellen bedacht die aangeven welke niveaus aandacht verdienen bij tekstkwaliteit. Een voorbeeld hiervan is het model van Harmon uit 1984. Het laat zien dat verschillende niveaus de tekst beïnvloeden, en er meer speelt dan alleen individuele schrijfkennis.

Model van Harmon

Afbeelding 2: model van Harmon. Factoren die tekstkwaliteit beïnvloeden. Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Individuele taakopvattingen en organisationele factoren

Daniël Janssen,  universitair hoofddocent Taalbeheersing in Utrecht, liet in zijn proefschrift in 1999 al zien dat ambtenaren onduidelijk taalgebruik soms bewust inzetten, zodat alle belanghebbenden zich in de tekst kunnen vinden. Het willen bereiken van consensus en samenwerken heeft enorme invloed op de tekst. In andere studies noemen onderzoekers meer factoren, die je kan onderverdelen in 2 soorten context:

  • Individuele context. Daaronder valt de mate van achtergrondkennis, ideeën over het doel, de doelgroep en de tekstaanpak.
  • Organisationele context: de hoeveelheid tijd, de manier van feedback, het bestaan van voorbeelddocumenten, samenwerken en de schrijfnorm van een bedrijf.

In totaal heb ik 12 aspecten aan de hand van de literatuur geoperationaliseerd. Om erachter te komen hoe en of deze in een politiek-bestuurlijke context bepalend zijn voor tekstkeuzes, interviewde ik 11 beleidschrijvers van de gemeente Groningen. Ik gebruikte daarbij hun eigen beleidsteksten, zodat ze konden laten zien wanneer zij welke tekstkeuzes maakten en waarom. Dit wordt ook wel retrospectief discourse-based interviewen genoemd.

Enkele resultaten

Door het verkennende karakter van de studie zijn de resultaten uitgebreid. Ik noem hier enkele interessante uitkomsten.

  • Het moment van schrijven in het besluitvormingsproces een grote rol speelt. Wanneer het proces nog onduidelijk is,is een tekst vaak algemeen en passief. Beleidschrijvers willen en kunnen dan nog weinig vastleggen. Zo vertelt een geïnterviewde: “alles wat je erin zet, daar moet het college zich aan houden, dus je moet niet teveel zeggen als je het niet goed hebt uitgedacht. Dus dan ga je het algemeen houden, dat is safe”.
  • Wat ook opvalt is dat een beleidschrijver veel vrijheid heeft tijdens het opzetten van het stuk. Dit is lastig wanneer de opdracht, het doel en de doelgroep van de tekst onduidelijk zijn. Hoe vager de opdracht, hoe vager een tekst. Het doel kan veranderen en meerledig zijn door verschillende betrokkenen. Daarnaast heeft een tekst vaak meerdere doelgroepen. Dat zorgt voor dilemma’s: schrijf ik één stuk voor meerdere doelgroepen of meerdere teksten? Vanwege efficiëntie wordt toch vaak voor het eerste gekozen waardoor een tekst niet altijd lezersgericht is.
  • Verder speelt het  ‘ambtelijk proces’ inderdaad een grote rol. Door eisen van collega’s, leidinggevenden en wethouders verandert de tekst. Enkele geïnterviewden vinden dat wollig taalgebruik dan nodig is om een middenweg te vinden, voor het behouden van goede relaties of het vermijden van een discussie. Anderen vinden dat wollig taalgebruik ontstaat uit angst om besluiten te maken. De schrijfnorm van hoger geplaatsten is daarbij bepalend. Zoals een beleidschrijver zei: “De tekst is pas goed wanneer de wethouder enthousiast is.”
  • Tot slot speelt de hoeveelheid tijd ook mee. Beleidschrijvers ervaren vaak tijdsdruk, waardoor er weinig ruimte is om de tekst te verbeteren of lezersgericht te maken. Veel schrijvers vinden hun teksten geen 10 waard, maar vinden dat ook niet nodig, omdat de tekst toch goedgekeurd wordt. Ze vragen zich af wat het oplevert om een tekst te perfectioneren, geïnterviewden besteden die tijd liever aan andere zaken.

Advies: op zoek naar oorzaken

Dit onderzoek laat zien dat er binnen een bedrijf diepere oorzaken bestaan, naast individuele competenties en vaardigheden, die belemmerend werken voor schrijfkwaliteit. Deze zijn niet eerder zo concreet aangetoond in andere studies. Wanneer een bedrijf performanceverbetering verwacht (naast het verbeteren van competenties) dan is het raadzaam kwalitatief vooronderzoek te doen om bepalende factoren in kaart te brengen. Een tekstadviseur zou op basis van de uitkomsten een groter tekstproject kunnen starten. Bij vaardigheidsproblemen kan een schrijftraining ingezet worden, maar indien individuele competenties niet het probleem zijn, zullen medewerkers daar weinig baat bij hebben. Want met tijdsdruk, een vage schrijfopdracht en andere schrijfeisen vanuit de directie, is helder schrijven nog steeds een lastige opgave.

Benieuwd naar het hele onderzoek? Lees of download hier mijn volledige masterscriptie. “Een tekst is goed wanneer de wethouder enthousiast is.” Een kwalitatief onderzoek naar individuele taakopvattingen en organisationele factoren die bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers in een politiek-bestuurlijke context.

Verder lezen

  • Arets, J. & Overduin, B. (2006). Liever (g)een training. Op weg naar performanceverbetering. Den Haag: Sdu Uitgevers.
  • Chin, E. (1994). ‘Redefining “Context” in Research on Writing.’ In: Written Communication, nr. 11, 445-482.
  • Janssen, D. & Grift, M. van de (1997). ‘Leren schrijven helpt niet (altijd). Hoe verbeter je de kwaliteit van teksten in organisaties?’ In: Opleiding en Ontwikkeling, nr. 12, 17-23.
  • Janssen, D. (2001). ‘Improving the quality of public documents. Or: Why training public writers often doesn’t work’. In Janssen, D. & Neutelings, R. (Eds.), Reading and writing public documents (103-122). Amsterdam/ Philadelphia: John Benjamins.
  • Pollmann, E. (2012). ‘Een schrijftraining als oplossing voor alle schrijfproblemen?’.

Reacties

Er is één reactie over “Context belangrijk bij verbeteren schrijfkwaliteit in organisaties”

  1. […] Tekstblog een samenvatting van de scriptie van Marit Holman, hier eerder aangehaald, over het belang van het betrekken van de context bij het verbeteren van schrijfkwaliteit in […]

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.