Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van NotuBiz. Op Posted on 15 juli, 2011by

Vergadering

Vergaderen is een gespreksvorm waarbij mensen ideeën uitwisselen, meningen vormen en/of besluiten te nemen. Het is gebruikelijk om zo’n bijeenkomst op een of andere manier schriftelijk vast te leggen. Welke verslagvorm hiervoor het meest geschikt is, hangt af van het belang dat de doelgroep hecht aan de verschillende fasen van een bespreking.  De mogelijkheden op een rij.

Functies van notulen

Notulen kunnen een aantal functies hebben. Zo kunnen deelnemers aan een vergadering nog eens nakijken wat er precies besproken is, kunnen geïnteresseerden of belanghebbenden die niet aanwezig waren, nalezen wat er is gezegd en kunnen de notulen later dienen als bewijsmateriaal of actiepuntenlijst (Ouwehand et al., 2007). Over vergaderen en notuleren zijn er verschillende adviesboeken geschreven. Over de verslagvorm zijn deze boeken echter minder expliciet. In het handboekje ‘Vergaderen’ (Keenan, 1996) merkt de auteur wel het volgende op: ’Het is bijna nooit nodig om woordelijk op te schrijven wat er gezegd is; de kunst is om de balans te vinden tussen het opschrijven van alles wat er wordt gezegd en het maken van wat losse aantekeningen’.

Fasen van een bespreking

Het mag duidelijk zijn dat notuleren veel meer is dan alleen het uittikken van een bespreking.  Als notulist moet je kunnen selecteren, expliciteren, structureren en formuleren om zo een juiste weergave van een vergadering  te kunnen geven. Hoe die weergave er vervolgens uitziet, is een tweede vraag. Het heeft sterk te maken met het belang dat de doelgroep  hecht aan de fasen in een bespreking. Deze fasen corresponderen met de verschillende soorten uitspraken die tijdens besprekingen worden gedaan. De 3 fasen zijn volgens Houët (2009):

  • Beeldvormende fase
  • Oordeelsvormende fase
  • Besluitvormende fase

VergaderingIn elke bespreking zijn deze 3 fasen in meer of mindere mate aanwezig. Onder beeldvorming verstaan we de feitelijke stand van zaken. Die vormen vaak de reden om een bepaald onderwerp op de agenda te zetten. In veel besprekingen brengen de deelnemers eerst de problematiek of casus nog eens in kaart voordat men tot de eigenlijke bespreking ervan overgaat. Onder oordeelsvorming verstaan we de attitude die de deelnemers tijdens de bespreking aannemen ten opzichte van het onderwerp. Deze attitude komt tot uiting in de vorm van onder meer meningen, duidingen, voorspellingen, verwijten en, wensen. Onder besluitvorming verstaan we tot slot alles wat de bespreking concreet heeft opgeleverd. Het gaat dan vaak om besluiten, actiepunten, toezeggingen, afspraken of vaststellingen.

Verslagvormen genoemd in adviesliteratuur

Welke vorm het verslag moet krijgen hangt sterk af van de mate waarin de genoemde fasen in het verslag moeten worden uitgewerkt. In adviesboeken over notuleren (o.a. Schermer & Wijn, 2004) wordt de volgende driedeling in verslagvormen genoemd:

  • Besluitenlijst en/of afsprakenlijst
  • Beknopt verslag
  • Uitgebreid verslag

Fasen in een politieke vergadering

De bovenstaande indeling wordt gebruikt wordt voor vergaderingen op allerlei gebieden. Hoe dichter je bij de notuleerpraktijk komt, hoe nauwkeuriger je de geschikte verslagvormen kunt specificeren. Laten we de politieke vergadering even als voorbeeld nemen. Uit ervaring blijkt dat de volgende verslagvormen geschikt zijn om een zo’n vergadering weer te geven, afhankelijk van op welke fase van de bespreking de overheidsinstantie de nadruk wil leggen.

Besluitenlijst

Een besluitenlijst toont de resultaten die het vergaderproces heeft opgeleverd. De notulist is gespitst op stemmingsuitslagen en hamerslagen die besluiten formeel bekrachtigen. Dit levert een document op waarin de uitkomsten van het overleg strikt formeel zijn weergegeven. De besluitenlijst is daardoor vooral een weergave van de besluitvormende fase.

Besluitgericht samenvattend verslag

Een besluitgericht samenvattend verslag geeft per agendapunt de genomen besluiten en de stand van zaken weer. Een verslag van dit type laat discussie en profilering buiten beeld, inventariseert de uitkomsten en schetst de bijbehorende achtergronden. Zodoende richt deze verslagvorm zich deels op de oordeelsvormende, maar vooral op de besluitvormende fase van een bespreking.

NotulerenStandpuntgericht samenvattend verslag

Een standpuntgericht samenvattend verslag is behalve op de uitkomsten van een vergadering toegespitst op de standpuntbepaling van de aanwezigen. Deze verslagvorm richt zich zowel op de oordeelsvormende als besluitvormende fase van een bespreking.

Uitgebreid samenvattend verslag

Een uitgebreid verslag laat alle standpunten en argumenten zien die in de loop van de vergadering naar voren zijn gebracht. Van elke afzonderlijke sprekers wordt de bijdrage weergegeven, het politiek debat is zo op de voet te volgen. Alle 3 de fasen van een bespreking komen in dit verslag aan bod. 

Woordelijk verslag

In een woordelijk verslag zijn de exacte uitlatingen van de verschillende sprekers vastgelegd. Elke bijdrage van elke afzonderlijke spreker wordt genoteerd, ongeacht het inhoudelijk gewicht ervan. Ook met deze verslagvorm wordt aandacht besteed aan alle 3 de fasen van een bespreking.

Vanzelfsprekend zijn er voor het notuleren van andersoortige overleggen weer andere verslagvormen te onderscheiden. Hoe beter je de vormen kunt definiëren, hoe beter het doel van het verslag bereikt zal worden.

Verder lezen

  • Houët, H. (2009). Notuleren met gemak. Professionele aanpak voor heldere verslagen. Vergouwen Overduin BV & Performa Uitgeverij.
  • Keenan, K. (1996). Vergaderen. Leiden: Uitgeverij Krikke.
  • Ouwehand, I., Gielliet, S. & De Jong, M. (2007). Handboek Notuleren. Vergaderen vanuit het perspectief van de verslaglegging. Alphen aan den Rijn: Uitgeverij Kluwer.
  • Schermer, K., Wijn, M. (2004). Vergaderen en onderhandelen. Houten: Bohn Stafleu Van Loghum.

 

 

 

Reacties

Er is één reactie over “Notulen: van besluitenlijst tot woordelijk verslag”

  1. Duidelijk verhaal! Bedankt.

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.