Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van NotuBiz. Op Posted on 27 april, 2011by

notulenOpenheid van bestuur is essentieel in een democratie. Daarom moet de verslaglegging van politieke vergaderingen in orde zijn, van Den Haag tot op lokaal niveau. Tegenwoordig bestaan er allerlei digitale opties, zoals het live uitzenden en digitaal archiveren van de audio- of video-opnames van zo’n vergadering. Maakt dat schriftelijke verslagen ouderwets? Helemaal niet. De verschillende vormen van verslaglegging hebben hun eigen voordelen en vullen elkaar juist aan.

Overheden benutten steeds meer digitale mogelijkheden

Sinds enkele jaren kiezen steeds meer gemeenten in Nederland voor digitale verslaglegging. Wanneer journalisten en andere geïnteresseerden een vergadering willen bijwonen, hoeven ze niet meer fysiek naar de raadszaal. Ze kunnen thuis, of waar dan ook, meekijken via de computer. Veel gemeenten leggen bovendien een digitaal archief aan van deze vergaderingen. Leiden bijvoorbeeld.

Natuurlijk bieden deze digitale oplossingen veel voordelen: je kunt bijvoorbeeld specifieke delen van een vergadering terugkijken om na te gaan hoe die daadwerkelijk verliepen. Ondanks dit digitale geweld moet de waarde van een schriftelijk verslag echter niet worden onderschat.

Schriftelijke verslagen blijven onmisbaar

Ten opzichte van audio- of videobestanden bieden verschillende vormen van schriftelijke verslaglegging een aantal duidelijke voordelen:

  • Je kunt samenvatten. Hierdoor is het mogelijk snel kennis te nemen van wat er in grote lijnen besproken is.
  • Een tekst is gemakkelijk doorzoekbaar. Dit in tegenstelling tot informatie in audio- en videobestanden.
  • Het bereik van een tekst is groter. Tekstuele informatie wordt gevonden door zoekmachines, audio- en videomateriaal niet.
  • Een deel van je doelgroep kan met tekst beter uit de voeten. Er zijn verschillende soorten gebruikers: mensen die visueel ingesteld zijn en informatie graag via een video vernemen, maar ook mensen die de voorkeur geven aan geschreven tektst.
  • Teksten zijn scanbaar. Lezers zijn vrijer een eigen koers te bepalen en zijn minder afhankelijk van ‘wat er zal komen’.
  • Je kunt helder formuleren. Tijdens een vergadering maken sprekers soms hun zin niet af. In het verslag, dat na de vergadering wordt vastgesteld, kan de politieke bedoeling alsnog op de gewenste wijze worden weergegeven.

Kies de juiste vorm van verslaglegging

Het tekstueel vastleggen van een vergadering kan in verschillende vormen. Van beknopt tot zeer uitgebreid:

  • Besluitenlijst. Hierin staan per agendapunt de besluiten die de bespreking heeft opgeleverd genoemd. Het is geen lopend verhaal, maar een lijst met resultaten die de vergadering concreet heeft opgeleverd.
  • Samenvattend verslag. Daarin worden naast de genomen besluiten ook de fractiestandpunten kort weergegeven. Hierdoor worden politieke verhoudingen inzichtelijk. Maar het blijven wel eindstandpunten: de discussie wordt niet weergegeven. Dat bespaart uiteraard wel tijd.
  • Uitgebreid verslag. Dat geeft in plaats van per partij wordt, van elke afzonderlijke spreker de bijdrage weer. Het politieke debat is zo wel op de voet te volgen.
  • Woordelijk verslag. De naam verraadt het al: elke afzonderlijke stelling of opmerking wordt weergegeven, ongeacht het inhoudelijk gewicht ervan.

Hoe het besluitvormingsproces verloopt, verschilt per overheidsinstelling. Een veelvoorkomende constructie is dat commissies inhoudelijk vergaderen over een beleidsveld, en dat in de raad de echte besluiten vallen over de in commissies voorbereide punten. Vanzelfsprekend vraagt in zo’n situatie een commissievergadering om een uitgebreid verslag, terwijl voor een raadsvergadering een besluitenlijst volstaat.

Schriftelijke en audiovisuele verslaglegging vullen elkaar aan

Met goede verslaglegging leveren overheidsinstellingen een bijdrage aan openheid van bestuur. Dat is essentieel in een democratie. De meest ideale situatie ontstaat als een schriftelijk verslag wordt gekoppeld aan eerder genoemde audio- of videoverslagen van vergaderingen. De voordelen van beide komen dan bij elkaar. Politieke informatie wordt volledig doorzoekbaar en toegankelijk. Er zijn gemeenten die dit al op deze manier georganiseerd hebben, bijvoorbeeld Groningen. Bij verslaglegging die op deze manier vormgegeven is, wordt bovendien aan de toegankelijkheid voor zowel doven en slechthorenden als blinden en slechtzienden gedacht.

Het einddoel: verschillende verslagen geïntegreerd toegankelijk maken

Om de politieke informatieontsluiting vervolgens echt compleet te maken, is een combinatie van dit soort gekoppelde verslagen het eindstation. Op politiekarchief.nl is daar een begin mee gemaakt. Op dit platform is het mogelijk verslagen van verschillende overheidsinstellingen tegelijk te doorzoeken. Schriftelijke verslagen vormen ook hier een onmisbare aanvulling op het audio- en videomateriaal om de zoekvraag van de gebruiker optimaal te kunnen beantwoorden.

Politiek Archief

Reacties

Geen reacties over “Politieke verslaglegging in het digitale tijdperk”

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.