Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van Sabel Communicatie. Op Posted on 6 juli, 2012by

Puzzel gezichtEen ijk- en ikpersoon zijn handige hulpmiddelen bij het formuleren van een teksthuisstijl. Ze geven de doelgroep en je organisatie een gezicht, waardoor je hen gemakkelijker met elkaar laat communiceren. Zo komt je boodschap direct aan bij de lezer, hij begrijpt de inhoud en die inhoud sluit aan bij zijn beleving. In dit tweede artikel in de serie over de teksthuisstijl vertel ik hoe je ik- en ijkpersonen maakt en gebruikt.

IJkpersoon concretiseert en verpersoonlijkt je doelgroep

Hond bij Vinexwijk

Het concept van de ijkpersoon heeft zijn wortels in de tijdschriftenwereld. Het is een fictief personage dat de doelgroep concretiseert en verpersoonlijkt. Je ontwikkelt dat personage door op zoek te gaan naar de kenmerken van de doelgroep. Woont jouw doelgroep bijvoorbeeld in een Vinexwijk of jarendertigwoning en welk huisdier is favoriet? Om dit soort vragen met (statistische) zekerheid te beantwoorden kun je personen uit de doelgroep interviewen of doelgroeponderzoek doen. Maar vaak is je eigen kennis en die van collega’s al toereikend. Uiteindelijk hoeven niet alle details precies te kloppen voor iedereen in de doelgroep. Het gaat erom dat elk detail in combinatie met andere details laat zien wat voor persoon iemand is. Die persoon leer je goed kennen: van woonplaats en hobby’s tot angsten en toekomstdromen. Je weet dat je het goed gedaan hebt, als je hem of haar ‘in het echt’ tegenkomt in je doelgroep.

Complexe doelgroep? Maak meerdere ijkpersonen of een ijkpersoon met nuances

Ook voor een sterk uiteenlopende doelgroep kun je een ijkpersoon ontwikkelen. Je gaat dan op zoek naar de overlap: wat is de essentie, wat bindt deze verschillende mensen aan onze organisatie? En je brengt nuances aan, zodat je de wensen en behoeften van alle subgroepen meeneemt. Dat doe je bijvoorbeeld door de omgeving van de ijkpersoon te benoemen: wie is zijn partner, heeft hij kinderen, wie zijn z’n vrienden en welke band heeft hij met zijn ouders? Soms is de scheiding tussen doelgroepen zo strikt, dat je meerdere ijkpersonen nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een onderwijsinstelling die docenten, leerlingen en ouders wil informeren.

Ikpersoon maakt kernwaarden concreet

VerjaardagsfeestAls aanvulling op de ijkpersoon ontwikkelde Sabel Communicatie de ikpersoon. Dit omdat we merkten dat de kernwaarden van een organisatie vaak nogal abstract overkomen en regelmatig blijven hangen op algemene termen als klantgericht of professioneel. Een ikpersoon vult die kernwaarden verder in en geeft de organisatie een gezicht. Dat doe je onder meer door te onderzoeken welke kwaliteiten en valkuilen schuil gaan achter de kernwaarden. De kernwaarde ‘professioneel’ betekent voor het ene bedrijf bijvoorbeeld dat er veel structuur heerst, terwijl het bij een ander bedrijf vooral iets zegt over de kritische blik van de medewerkers. De ikpersoon is minder gedetailleerd beschreven dan de ijkpersoon, het gaat vooral om het karakter van de organisatie. Ga op zoek naar de kwaliteiten en valkuilen, en naar de bijbehorende interesses en doelen. Je kunt deze boven tafel krijgen door verschillende afdelingen en lagen van de organisatie te interviewen. Wat betekent het bedrijf voor hen, wat zien ze als kwaliteiten? En welke anekdotes vertellen ze op een verjaardagsfeest? De ondertoon in die verhalen zegt vaak meer dan de ‘correcte’ antwoorden tijdens officiële sessies.

Medewerkers treden op dezelfde manier naar buiten dankzij ikpersoon

De ikpersoon helpt medewerkers om op dezelfde manier naar buiten te treden, ook al zijn die medewerkers heel verschillend. Eigenlijk is het te vergelijken met een sollicitatiegesprek: als je vooraf hebt nagedacht over je sterke punten en het verhaal dat je wilt overbrengen, gaat het gesprek je gemakkelijker af. Dat geldt ook voor de communicatie van organisaties naar hun doelgroepen. Als je weet dat jouw organisatie eerlijk en doelgericht is en je weet hoe dat uit jullie dagelijks werk blijkt, dan kun je vanuit daar je verhaal vertellen. En je kunt rekening houden met de valkuilen. Is jouw organisatie erg ongeduldig? Dan bouw je iets meer rust in je tekst in of je wacht net een dag langer voordat je een klant belt.

Schrijf met de ik- en ijkpersoon in je achterhoofd

De ik- en ijkpersoon staan op papier beschreven in woord en eventueel beeld. Toch lijkt het na verloop van tijd of je deze fictieve personages persoonlijk kent. In het begin neem je hen bewust in je achterhoofd als je aan het werk gaat. Een verzekeraar die een brief schrijft aan de familie van een overleden klant, stelt zich dan bijvoorbeeld voor hoe de ijkpersoon zich voelt als hij net zijn vader heeft verloren. Dat helpt hem te bepalen of hij medeleven moet tonen in de brief of dat de ijkpersoon daar geen behoefte aan heeft. Na verloop van tijd zitten de ik- en ijkpersoon in je hoofd en hoef je ze er niet meer altijd actief bij te pakken. Ze kijken als het ware standaard over je schouder mee. Die lastige managementterm verander je dan bijna automatisch in een makkelijker synoniem, omdat je weet dat de ijkpersoon anders niets van je tekst begrijpt.

Win-winsituatie creëren door gezamenlijke doelen te benoemen

Schilder verft muurAls je zowel de ik- als ijkpersoon kent, kun je bedenken hoe ze zich tot elkaar verhouden: wat hebben ze gemeen en wat kunnen ze van elkaar leren? Onderzoek vooral ook of ze gezamenlijke interesses of doelen hebben. Daar kun je in je communicatie op aanhaken. Zo wil de ikpersoon van een woningcorporatie zijn huizen goed onderhouden, terwijl de ijkpersoon (de huurder) in een goed onderhouden huis wil wonen. Daar kunnen ze samen aan bijdragen en dat werkt efficiënter als ze zich er allebei bewust van zijn. De woningcorporatie kan dat bewustzijn stimuleren via zijn communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld door bij de aankondiging van de schilder ook te vertellen over de keuze van de verf en de manier waarop huurders het schilderwerk het langst mooi kunnen houden. Zo komen de ik- en ijkpersoon samen tot een win-winsituatie.

Hulpmiddel bij het opstellen van je teksthuisstijl

De ik- en ijkpersoon helpen bij het opstellen van een teksthuisstijl en tone-of-voice. Je beeldt je simpelweg in hoe ze in het dagelijks leven met elkaar communiceren. Hoe reageert de ijkpersoon op bepaalde woorden uit het taalgebruik van de ikpersoon? Waarom is de ijkpersoon eigenlijk geïnteresseerd in de ikpersoon en wat betekent dat voor de boodschap die de ikpersoon wil overbrengen? Uit de antwoorden op die vragen kunnen bijvoorbeeld adviezen voor je middelenmix volgen, schrijftips, een lijst met verboden woorden en ideeën voor de inhoud van je teksten. Je kunt deze kennis en de ik- en ijkpersoon overigens ook goed gebruiken bij het opstellen van een communicatiestrategie of -beleid.

Zelf een ik- en ijkpersoon maken

Wil je zelf aan de slag met een ik- of ijkpersoon? Vergeet dan niet dat ze alleen werken als je voldoende draagvlak creëert in je organisatie. Daar kun je niet vroeg genoeg mee beginnen, dus vorm een team met mensen van verschillende afdelingen en uit verschillende lagen van het bedrijf. Zij kennen de ik- en ijkpersoon allemaal op hun eigen manier. De helpdeskmedewerker weet hoe je de ijkpersoon tot kalmte maant, terwijl de financiële man kan inschatten waar hij zijn geld aan uitgeeft. Samen kennen jullie het hele personage en samen kunnen jullie die kennis over de organisatie verspreiden. Wil je meer weten of het creëren van draagvlak? Lees binnenkort het laatste deel van deze serie over de teksthuisstijl.

In deze serie verscheen verder:

Reacties

Er is één reactie over “Teksthuisstijl formuleren met ik- en ijkpersoon”

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.