Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Door: van Sabel Communicatie. Op Posted on 16 juli, 2012by

StagediveHoe zorg je dat de tone of voice in je teksthuisstijl daadwerkelijk wordt gebruikt door alle medewerkers die schrijven namens je organisatie? Dit lukt alleen als de opgestelde kernwaarden en ijk- en ikpersoon organisatiebreed gedragen worden. Betrek daarom al in een vroeg stadium (kritische) medewerkers uit alle lagen van de organisatie. En zorg dat iedereen uit de voeten kan met de teksthuisstijl die je maakt. Hoe je dat doet? Dat bespreek ik in dit derde artikel in de reeks over de teksthuisstijl.

Medewerkers als de stem van je organisatie

Je medewerkers kennen je organisatie en doelgroep misschien wel het beste. Via brieven, e-mails, artikelen, webteksten en brochures verwoorden zij dagelijks de belangrijke boodschappen van je organisatie. Om de juiste inhoud van de uiteindelijke teksthuisstijl te bepalen, is het daarom goed om medewerkers bij het proces te betrekken. Dit is ook essentieel om draagvlak voor de teksthuisstijl te creëren binnen je organisatie. Sociale interactie, communicatie en activiteiten creëren namelijk draagvlak, zegt K.E. Weick in Sensemaking in Organisations (1995). Zorg daarom dat een aantal vertegenwoordigers van mensen in de verschillende lagen van de organisatie deelnemen aan brainstormsessies over de kernwaarden en kernboodschap en aan eventuele ik- en ijkpersoonsessies.

Samen met collega’s brainstormen

In een of meerdere (deel)sessies haal je samen met je collega’s de kernboodschap en -waarden van je organisatie naar boven. Houd hierbij rekening met het volgende:

  • Maak groepen die een goede afspiegeling vertegenwoordigen van de verschillende afdelingen of divisies van je organisatie.post-its op raam Houd hierbij vooral rekening met afdelingen die verschillende boodschappen of doelgroepen hebben.
  • Zorg ervoor dat degenen die deelnemen aan de sessies iets met taal hebben.
  • Maak de groepen niet te groot, zodat iedereen aan het woord komt. Ga uit van minimaal 2 en maximaal 6 personen.
  • Zorg ervoor dat medewerkers tijdens de sessie vrij durven uitkomen voor hun mening en ideeën en dat iedereen zich gehoord voelt. Laat dit niet beknot worden doordat er bijvoorbeeld een directeur aan tafel zit die de neiging heeft suggesties meteen van tafel te vegen.
  • Associeer vrijelijk en ga niet alleen uit van eventuele kernwaarden die het management heeft opgesteld. Laat iedereen vertellen wat de organisatie voor hem betekent.
  • Zorg voor een goede sessieleider die gespreks- of brainstormtechnieken gebruikt om de creativiteit op gang te brengen.
  • Zorg dat je alle ideeën noteert, zodat je die kunt gebruiken in je teksthuisstijl.

Kernwaarden: blijf dicht bij jezelf

De uitkomst van de sessies verwerk je in de verwoording van je kernboodschap, kernwoorden en de tone of voice. Om te zorgen dat iedereen straks begrijpt waar de kernwaarden en kernboodschap voor staan en zich ermee verbonden voelen, definieer je niet de ambities van je organisatie, maar wat de organisatie kenmerkt en uitstraalt. Blijf dus dichtbij jezelf en kies bijvoorbeeld niet ‘bereikbaarheid’ als kernwaarde, als je dat op dit moment niet waarmaakt. Wees niet te oppervlakkig, maar concreet. Formuleer wat je organisatie echt kenmerkt en welke waarden in je organisatie verankerd zijn. Mensen delen namelijk niet exact dezelfde betekenis voor een woord. Het is daarom goed om de kernwaarden betekenisvol te maken. Omschrijf precies wat jouw organisatie onder een kernwaarde verstaat.

Maak een duidelijk document voor schrijvende medewerkers

Om tot een document te komen waar schrijvende medewerkers iets mee kunnen, doorloop je de volgende stappen:Groep mensen

  1. Je beschrijft de tone of voice die aansluit bij je kernwaarden en kernboodschap. Omschrijf deze wederom zo exact mogelijk.
  2. Maak er als het kan een verhaal van, bijvoorbeeld naar aanleiding van een gezamenlijke ervaring die medewerkers van je organisatie hebben. Hierdoor blijft de betekenis beter hangen.
  3. Stuur je document vervolgens naar alle deelnemers van de sessies en vraag om feedback, zodat je zeker weet dat je de juiste toon te pakken hebt.
  4. Stem dit ook af met de beslissers uit het management.
  5. Stel dan duidelijke en praktische schrijftips op die aansluiten bij de kernboodschap en kernwaarden en de tone of voice die je hebt uitgewerkt. Zorg ervoor dat een schrijvende medewerker hier meteen mee aan de slag kan. Maak het document daarom niet te dik en uitgebreid.
  6. Neem in de schrijftips mee hoe medewerkers de ik- en ijkpersoon kunnen gebruiken bij hun teksten.

Tone of voice implementeren

Stemvork

De uiteindelijke implementatie van een tone of voice is maatwerk. Er zijn verschillende opties, afhankelijk van de ‘draagvlakbehoefte’ van je organisatie. Soms volstaat een boekje voor schrijvende medewerkers, waarin de belangrijkste richtlijnen en tips zijn samengevat. Verwacht je dat er zelfs na een gezamenlijk traject toch nog wel wat missiewerk te verrichten valt, dan is het handig om een gezamenlijke aftrap te organiseren, bijvoorbeeld met een teksthuisstijltraining of met een heuse taalquiz over de stem van je organisatie. Zo nodig kun je op regelmatige basis een terugkombijeenkomst organiseren. Ook werkt het goed om ambassadeurs aan te stellen die de teksthuisstijl onder de aandacht brengen van collega’s, in de gaten houden of de tone of voice goed wordt toegepast en of er fine-tuning van de teksthuisstijl nodig is. Ook kan een bureau vanaf de zijlijn meekijken en geregeld steekproeven uitvoeren en tips geven.

Als je het goed aanpakt sluit je teksthuisstijl goed aan bij de behoefte van je organisatie. Draagvlak creëren is dan niet moeilijk, maar de logische uitkomst van het proces.

Verder lezen

  • Versluis, A. Hoe ontwikkel ik draagvlak?
  • Weick, K.E. (1995). Sensemaking in Organisations. Thousand Oaks: Sage Publications.
  • Wigman, M. (2011). Regel jij het draagvlak? Een praktisch handboek over verandercommunicatie. Den Haag: De Communicatiepraktijk.

In deze serie verschenen eerder:

 

Reacties

2 Responses over “Teksthuisstijl succesvol implementeren: zorg voor draagvlak”

  1. […] 3 – Teksthuisstijl succesvol implementeren: zorg voor draagvlak Stem of voeg toe aan […]

  2. […] 3 – Teksthuisstijl succesvol implementeren: zorg voor draagvlak Stem of voeg toe aan […]

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.