Tekstblog: een onafhankelijk, online platform voor tekst- en communicatieprofessionals

 

Teksten schrijven voor grote doelgroepen: overheden en dienstverleners gaan die uitdaging dagelijks aan. Alleen met helder formuleren ben je er nog niet. Want als mensen een tekst interpreteren gebruiken ze daarvoor juist ook niet-talige informatie. Ook binnen administratieve communicatie kun je gebruik maken van  ‘cognitieve shortcuts’: trucs die je lezer gebruikt om vat te krijgen op je tekst.

Frames helpen je lezer op weg

Lezers moeten door complexe informatie hun weg vinden, daarbij kunnen tekstschrijvers ze helpen met de juiste frames. Het begrip ‘frame’ komt uit de psychologie: het is een ‘cognitieve structuur’, een mechanisme in ons brein dat we gebruiken als we iets nieuws zien.  Het zijn kaders van voorkennis waarbinnen we nieuwe informatie interpreteren. Frames besparen ons veel tijd en zorgen ervoor dat we de wereld om ons heen sneller begrijpen. Bijvoorbeeld: je weet dat huizen huisnummers hebben. Vanuit dat frame kun je ook in een straat waar je nog nooit bent geweest, gemakkelijk op zoek naar nummer 4. Je weet dat 6 in de buurt is en dat je bij 450 nog ver weg bent van 4.

Leid de lezer naar het gewenste frame

Tijdens het lezen plaatst de lezer jouw tekst in een frame. Als tekstontwerper doe je dit ook wanneer je de informatie op papier zet en besluit hoe de tekst eruit zal zien. Wat je dus eigenlijk probeert te doen, is jouw frame en het frame van de lezer op elkaar afstemmen.  Zo kan beeldmateriaal het begrijpend vermogen van je lezer bevorderen, of een bepaalde toon zetten. Infographics en grafieken zijn vaak erg verhelderend. Ook foto’s en tekeningen kunnen helpen bij het scheppen van een kader. Als de lezer de foto leuk of aansprekend vindt, begint hij ook met meer enthousiasme aan de tekst. Als de lezer de tekening indrukwekkend vindt, neemt hij je artikel serieuzer. Hij benadert de tekst dan vanuit een frame dat voor jou als schrijver voordelig is. Neem het plaatje bij deze alinea:  je hebt vast even aan bier gedacht toen je begon te lezen. Verderop heb je waarschijnlijk gedacht: wat heeft deze tekst met bier te maken? Zo kun je dus zorgen dat het brein van veel lezers iets met bier zal doen.

Laat je tekst geloofwaardig overkomen

Wil je dat je boodschap overkomt, dan is geloofwaardigheid erg belangrijk. Vandaar dat reclamemakers nogal vaak gebruikmaken van mannen in witte jassen die vertellen dat iets is ‘aangetoond’. De associatie met ‘dokters’ en ‘laboratoriumonderzoekers’ maakt dat een man in een witte jas geloofwaardiger is dan dezelfde man in een trainingsjack. Dit principe kun je toepassen op websites en in brieven. Vormgeving en lettertype kunnen de geloofwaardigheid van de afzender beïnvloeden nog vóór de ontvanger gaat lezen.

Maak het uiterlijk van je tekst geloofwaardig

Ook de herkenbaarheid van je tekst is een belangrijke factor bij het geloofwaardig maken ervan. Een mooi voorbeeld is de nieuwe huisstijl van de rijksoverheid. In de loop van de tijd was er een wirwar aan logo’s van overheidsinstanties ontstaan. Burgers zagen door de bomen bijna het bos niet meer. Welke instantie had welke taak precies? Het kabinet Balkenende IV vond dat rijksoverheidorganisaties zich eerder presenteerden als concurrenten dan als loten van dezelfde stam. In 2007 werd daarom besloten dat alle organisaties onder rechtstreekse ministeriële verantwoordelijkheid, het rijkslogo met bijbehorende huisstijl zouden gaan dragen. Dat zou de geloofwaardigheid, samenhang en uitstraling van de rijksoverheid versterken.

Zorg dat de informatie in het oog springt

De zintuigen kunnen maar een beperkte hoeveelheid gegevens aan. Als je wilt dat die gegevens goed overkomen bij de lezer, zul je ze goed moeten structureren. Je moet als tekstontwerper niet alleen helder schrijven, maar je lezer ook helpen om snel de belangrijkste informatie uit de tekst te halen. Dat doe je met alinea’s en tussenkopjes, maar ook door bij elkaar te plaatsen wat bij elkaar hoort. Dat lijkt een open deur, maar in praktijk vinden veel schrijvers het maken van goede alinea’s lastig. Hele brokken tekst op papier kwakken is erg onaantrekkelijk en bepaald niet bevorderlijk voor het begrip.

De structuur van een goede brief bijvoorbeeld ziet er volgens mij zo uit:

  • Alinea 1:          Waarom u deze brief krijgt
  • Alinea 2:          Wat u nu moet doen en voor wanneer
  • Alinea 3:          Wat er gebeurt als u dit niet doet
  • Alinea 4:          Waar u terecht kunt met vragen

Schep de juiste verwachtingen

Er zijn dus verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je tekst een prettige indruk maakt. Nog voordat een lezer een letter heeft gelezen. Je biedt structuur en schept verwachtingen. Zo stuur je de manier waarop je tekst ervaren wordt en maak je lezers welwillend. De boodschap wordt dan beter geïnterpreteerd. Het oog wil ook wat, dus geef het wat. Ook in administratieve communicatie.

Verder lezen

Reacties

Er is één reactie over “Framen in administratieve communicatie”

  1. […] een goede tekst is ook inhoudelijke en vaak juridische deskundigheid nodig en voor formulieren ook kennis van vormgeving. De Taalunie kan ook zorgen voor samenwerking tussen overheden onderling, in het bijzonder […]

Schrijf een reactie

Op deze pagina kunnen geen comments worden geplaatst.